Telefon çaldığında Defne de hazır

Yoğun hatta karşılamayı sürdürün

Bir temsilci konaklayan misafirin sorununu dinlerken başka bir misafir fiyat sormak için arar. Hatlar dolu olduğu için personel telefonu açamazsa Defne devreye girer. Mesai dışındaki çağrıları da karşılar. Almanca konuşan misafirle Almanca devam edebilir. Böylece arayan kişi, otelin içindeki iş yoğunluğunu bilmek zorunda kalmadan sorusunu iletir. Defne, personelinizin yetişemediği çağrılarda onunla birlikte çalışır; arayanı karşılayarak görüşmenin başlamasını sağlar. Akşam vardiyasındaki temsilci başka bir görüşmedeyken arayan misafirin sorusunu dile getirebilmesi, ertesi güne kalacak belirsiz bir geri dönüşü önler ve arayanı bekletme ihtiyacını azaltır.

Otel çağrı merkezi düzeninde her konuşmanın aynı kişiye bağlanması gerekmez. MisafirGo'nun telefon tarafı, kardeş marka SantralGo'nun bulut santral altyapısıyla çalışır. Sesli menü, kuyruk ve sesli mesaj seçenekleriyle arayanın yolunu belirleyebilirsiniz. Mesai ve tatil ayarları, yönlendirme ve kara liste de aynı düzenin parçalarıdır. Personel uygun olduğunda görüşme ekibe ulaşır; açamadığında Defne aramayı karşılar. Böylece farklı saatlerde de aynı otel bilgisinden yanıt verilebilir.

• Mesai ve tatil saatlerine göre çağrı akışı
• Sesli menü, kuyruk ve sesli mesaj
• Yönlendirme ve kara liste ayarları

Söz verilen bilgi otelinize dayanır

Defne her otel için ayrı kurulur. Fiyat listeniz, oda tipleriniz ve kurallarınız yanıtların kaynağı olur. Arayan kişi belirli bir oda tipini sorduğunda Defne bu bilgilere bakar; müsaitliği ise takvim belirler. Arama sırasında boş oda veya fiyat uydurulmaz. Görüşme rezervasyona yaklaştığında misafire verilecek yanıt, temsilcinizin kullandığı otel bilgisiyle aynı temele dayanır. Oda tipleri veya kurallar değiştiğinde otelin verdiği kaynak bilgiyi güncellemeniz, sonraki arayanlara eski koşulların aktarılmaması için gerekli bir adımdır ve telefondaki yanıtı güncel tutar.

Misafir telefonda rezervasyon yapmak isterse Defne fiyat ve müsaitlik bilgisini verir. Ödeme linki SMS ya da WhatsApp ile gönderilir; link ElektraWeb'den alınabilir veya otelinizin sanal POS'undan gelebilir. Ödeme geldiğinde rezervasyon kesinleşir ve otel programına yazılır. MisafirGo rezervasyon programının üstünde çalışır, onun yerine geçmez. Telefonda başlayan satışın programdaki kayıtla buluşması için ekibin konuşmayı yeniden yazmasına gerek kalmaz.

Kaçan çağrıyı gündeme geri alın

Otel sesli santral düzeninde cevapsız kalan aramaları görmek, günün sonunda yalnızca bir sayı saymak değildir. Kaçan çağrı raporundan hangi aramaların geri dönüş beklediğini görebilirsiniz. Tek tıkla geri arama yaparsınız. Arama listesi, ekip tarafından ulaşılacak kişileri sıraya koyar; sistem aramaları boştaki temsilciye otomatik dağıtır. Satış müdürü için bu liste, unutulmuş bir numarayı elle aramaktan daha düzenli bir takip alanı sunar. Sabah ekibi işbaşı yaptığında rapordaki kaçan çağrıları inceleyip arama listesinden geri dönebilir; boştaki temsilciye otomatik dağıtılan aramalarla geri dönüşü ekip içinde düzenleyebilir.

Örneğin tatil döneminde kısa bir aralıkta birden çok çağrı gelebilir. Defne açabildiği konuşmaları karşılar, diğer çağrılar raporda görünür. Temsilci geri aradığında arayanın önceki temasları misafir kartında bulunur. Rezervasyon, mesajlar, çağrılar, SMS ve WhatsApp yazışmaları, notlar, etiketler ve hatırlatmalar aynı karttadır. Böylece arayan kişiye konuyu baştan anlatmasını istemeden, otelin bildiği yerden görüşmeye devam edebilirsiniz.

• Kaçan çağrı raporu ve tek tık geri arama
• Arama listesi ve boştaki temsilciye dağıtım
• Görüşmenin misafir kartındaki geçmişle birlikte izlenmesi

Görüşmenin izini ekibinizle paylaşın

Telefon konuşmaları kaydedilir ve yazıya dökülür. Temsilci bir önceki görüşmede ne söylendiğini anlamak için yalnızca kısa bir notla yetinmez. Kayıt ve döküm, konuşmanın içeriğini kontrol etmeyi sağlar; KVKK süresi dolduğunda kayıt silinir. Bu düzen özellikle vardiya değişiminde işe yarar: arayanın talebini devralan kişi, konuya ilişkin konuşmayı görerek uygun yerden devam eder. Vardiya devrinde arayanın önceki cümlelerini yazılı dökümde gören temsilci, hangi bilginin verildiğini ve hangi konunun takip beklediğini aynı görüşmenin kaydından açıkça anlayabilir.

Söz konusu bir şikâyet veya özel talepse, misafir kartına not ve hatırlatma eklenebilir. Böylece geri arama kararı kişilerin hafızasına bağlı kalmaz. Defne'nin yanıtladığı çağrı ile temsilcinin daha sonra yaptığı görüşme de aynı misafir geçmişinde yer alır. Telefonu kim açmış olursa olsun, sonraki temasın bağlamı ekibin erişebileceği yerde kalır.

Çağrı yükünün satışa etkisini görün

MisafirGo raporlarında hangi temsilcinin ve hangi kanalın kaç talep, kaç rezervasyon ve ne kadar ciro getirdiği görünür. Bunların karşılığındaki maliyet, yapay zekâ maliyeti dahil, birlikte değerlendirilir. Böylece telefon ekibinin işini yalnızca kaç çağrı aldığıyla ölçmezsiniz. Defne'nin karşıladığı aramaların satışa dönüp dönmediğini de aynı resimde görebilirsiniz. Genel müdür bu rapora bakarak telefon kanalındaki talep, rezervasyon, ciro ve maliyeti birlikte okuyabilir; görüşme sayısının ötesinde iş sonucunu aynı rapordaki verilere dayanarak değerlendirebilir.

Telefon kullanımı kullandıkça ücretlendirilir; sistem ve asistan paketlerini fiyatlar sayfasında inceleyebilirsiniz. Yapay zekâ kullanımı otelinizin kendi API hesabı üzerinden yürür. Otelinizin oda ve fiyat bilgileri değiştiğinde bu bilgileri güncel tutmak, telefonda verilen yanıtların doğru kalmasını sağlar. MisafirGo ve otel programınız birlikte çalıştığı için ekibiniz rezervasyon işini kullandığı program üzerinden izlemeyi sürdürür.