Giriş öncesi SMS ve WhatsApp mesajı örnekleri

Mesajın işi belli olsun

Giriş öncesi mesaj bir tanıtım broşürü değildir. Misafirin gelişini kolaylaştıran bilgiyi, ihtiyaç duyacağı sırayla verin. Önce rezervasyonun hangi konaklamaya ait olduğunu anlaşılır kılın. Sonra giriş zamanı ve ulaşım gibi kararlarını etkileyen bilgiyi ekleyin. Yanıt beklediğiniz bir soru varsa son satıra koyun.

Misafir yoldayken telefonda uzun açıklama okuyamayacağından, gelişini etkileyen bilgiyi ilk satıra koyup ayrıntıyı yalnız gerektiğinde ikinci kısa cümleyle tamamlamak daha kullanışlıdır. Metni gerçek telefonda deneyin.

Antalya havalimanından yola çıkan misafir ile Alanya içinden gelen misafirin sorusu aynı olmayabilir. Bu yüzden herkese uzun, tek tip metin göndermek yerine mesajları geliş durumuna göre seçin. Transfer ayarlıyorsanız hangi bilgiyi istediğinizi açık yazın. Böyle bir hizmet yoksa sırf metin dolsun diye transfer sözü vermeyin.

Göndermeden önce rezervasyon kaydını kontrol edin. Yanlış giriş tarihi, iyi yazılmış mesajın bütün etkisini siler. Otelin kuralı değiştiyse hazır metni de güncelleyin, eski giriş saatini tekrar eden otomatik mesaj, resepsiyonda açıklama yükü doğurur. Bir kişinin metnin sahibi olması yeterli, ama değişiklikler vardiyalara duyurulmalı.

SMS ve WhatsApp için kısa örnekler

Aşağıdaki metinlerde otel adı ve tarih yer tutucusu yok. Göndermeden önce giriş saatinizi, konum bağlantınızı ve gerçekten sunduğunuz hizmetleri kendi bilgilerinizle yazın. Gerekmeyen satırı çıkarın. Misafirin yanıt verebileceği bir hat kullanıyorsanız bunu net söyleyin, tek yönlü numaradan cevap istemek boşuna bekletir.

Her metin ayrı bir duruma göre yazıldı. Aynı misafire hepsini arka arkaya göndermeyin. Bir mesaj rezervasyon bilgisini hatırlatırken başka bir mesaj yol tarifi veya özel isteği ele alır. Misafirin hangi soruyu soracağını tahmin etmeye çalışmak yerine, rezervasyon ve geliş biçiminden bildiğiniz bilgiye yaslanın.

Örnek mesajı göndermeden önce otelinizin o günkü giriş düzenini ve yanıt verecek vardiyayı kontrol edin, hazır cümle doğru olsa bile yanlış saate gönderilen bilgi misafiri yorabilir. Son kontrol insanda kalsın.

Örnekleri kendi sesinize göre kısaltabilirsiniz. SMS ekranında ilk satır tek başına anlaşılmalı. WhatsApp için de uzun açıklamayı birkaç mesaja bölmek yerine tek, düzenli metin seçin. Misafirin adı rezervasyonda doğruysa hitabı kişiselleştirin, emin değilseniz nötr bir selamlama daha güvenlidir.

• Merhaba, konaklamanız yaklaşıyor. Giriş saatinizle ilgili bilgiye ihtiyacınız olursa bu mesaja yanıt verebilirsiniz. Sizi bekliyoruz.
• Merhaba, otele gelişte yol tarifi gerekirse bu mesaja yanıt verin. Konumumuzu paylaşalım; sizi doğru girişe yönlendirelim.
• Merhaba, girişiniz öncesinde özel bir oda ihtiyacınız varsa bize yazabilirsiniz. Talebinizi kontrol edip mümkün olan seçenekleri size bildireceğiz.
• Merhaba, araçla gelecekseniz park düzenimiz hakkında bilgi almak için bu mesaja yanıt verin. Varışınızdan önce sizi doğru noktaya yönlendirelim.
• Merhaba, transfer talebiniz varsa geliş bilginizi bu mesaja iletebilirsiniz. Uygunluğu ve koşulları kontrol ettikten sonra size dönüş yapacağız.
• Merhaba, giriş gününüz yaklaştı. Rezervasyon bilginizde değişiklik olduysa lütfen bize yazın; varışınızdan önce kaydınızı birlikte kontrol edelim.

Zamanlama misafirin işine yaramalı

Mesaj çok erken giderse misafir geldiğinde bilgiyi yeniden arar. Çok geç giderse yol kararını vermiş olur. Gönderim zamanını misafirin seyahatine göre seçin. Giriş günü sabahı ulaşım sorusunu cevaplamak için geç olabilir, rezervasyon yapılır yapılmaz her ayrıntıyı göndermek de gereksizdir.

Uçuşu geciken misafire aynı metni yeniden göndermek yerine, varış bilgisini kimin okuyacağını ve değişikliği rezervasyona kimin işleyeceğini vardiya başında belirlemek daha işe yarar. Mesajın devamı konuşmadır.

Otelinizde erken giriş talebi, transfer veya park konusu sık soruluyorsa bunları ayrı mesajlara dağıtabilirsiniz. Ama birden çok mesaj göndermek kendi başına iyi hizmet demek değildir. Her gönderimin açık bir nedeni olmalı. Misafir aynı soruya tekrar yanıt vermek zorunda kalıyorsa otomatik akış ile ekip konuşması birbirini görmüyor demektir.

Zaman dilimini ve dil seçimini de düşünün. Misafirin telefonuna uygunsuz saatte gelen uzun bir metin, iyi niyetli olsa bile rahatsız edebilir. Yabancı dilde yazıyorsanız yalnız sözcükleri çevirmeyin, otelin gerçek giriş kuralı ve yanıt kanalı da o dilde anlaşılır olsun. Yanlış anlaşılma çoğu zaman küçük bir ayrıntıda başlar.

Göndermeden önce bilgiyi ayıklayın

Hazır metni açıp okuyun. “Sayın misafirimiz, size eşsiz bir konaklama deneyimi sunacağız” cümlesi yol sorusunu çözmez. Bunun yerine otelin açık giriş saati, konum bilgisi veya istenen evrak gibi gerçekten gerekli bilgiyi yazın. Elinizde kesin bilgi yoksa söz vermeyin. “Uygunluğu kontrol edip döneceğiz” demek dürüst ve kullanışlıdır.

Kişisel bilgiyi de ölçülü kullanın. Misafirin adı doğru yazılmışsa hitap sıcak durur, yanlış isim ise hemen göze batar. Oda numarası girişten önce belli değilse metne koymayın. Rezervasyonun yapıldığı kanal ne olursa olsun, kendi kayıtlarınızda doğrulanmayan fiyat veya oda tipi bilgisini mesajla teyit etmeyin.

Metinde geçen her hizmet sözü için resepsiyona aynı soruyu sorun: misafir bu cümleye dayanarak yanıt verdiğinde ekip gerçekten hangi adımı atacak ve ne zaman dönecek? Cevap yoksa cümleyi çıkarın.

Bağlantı gönderiyorsanız nereye açıldığını önceden deneyin. Uzun ve anlaşılmayan adresler yerine açıklaması olan kısa bir cümle kurun. “Konum bağlantısı” diyorsanız gerçekten haritaya gitmeli. Mesajı telefonda okuyarak kontrol edin, masaüstünde düzenli görünen satırlar küçük ekranda bölünebilir. Son okuma, otomatik gönderimlerde küçük ama değerli bir alışkanlıktır.

Yanıt geldiğinde konuşma sürsün

Giriş öncesi mesajın ardından gelen yanıt, yeni işin başlangıcıdır. Misafir geç varacağını söylerse resepsiyon bunu rezervasyonla birlikte görmeli. “Yastık isteğim var” diyorsa not doğru ekibe ulaşmalı. Gönderilen metin ne kadar iyi olursa olsun, gelen yanıta sahip çıkan kişi belli değilse misafir yeniden yazmak zorunda kalır.

Gelen yanıtı okuyan görevli önce rezervasyonu açar, ardından talebin yalnız bilgi sorusu mu yoksa başka ekibe aktarılacak iş mi olduğunu belirlerse misafir aynı şeyi tekrar anlatmaz. Kısa not yeterlidir.

MisafirGo, giriş öncesi mesajları SMS ya da WhatsApp ile kendiliğinden gönderir, rezervasyonlar otel programından misafir kartına gelir. Aynı kartta mesajlar, çağrılar, notlar ve hatırlatmalar görülebilir. Otelin rezervasyon programının yerine geçmez. Böylece giriş öncesi gelen yanıtı, otelin zaten tuttuğu rezervasyon bilgisiyle birlikte ele alabilirsiniz.

Metinleri ara sıra gerçek konuşmalarla karşılaştırın. Misafirler aynı soruyu mesajdan sonra da soruyorsa bilgi eksik ya da anlaşılmaz olabilir. Yanıt gelmeyen her mesajı başarılı saymayın, girişte yaşanan karışıklık varsa sebebini araştırın. İyi metin, resepsiyonda açıklama gerektirmeden misafirin doğru kapıya ve doğru saate gelmesine yardım eder.